ファシリテーションとは、ミーティングや会議などの集団活動が円滑に進行するようサポートすることです。
新型コロナウイルス感染症拡大の影響や働き方改革の推進により、ビジネスのあり方は大きく変化しています。従来の対面会議からWeb会議へと移行する企業も増え、会議の進め方やコミュニケーション方法の見直しが必要です。
そこで、一人ひとりの意見を引き出し、成果をスムーズに導くファシリテーションに注目が集まっています。
本記事では、ファシリテーションとは何か、求められるスキルやメリットについて解説します。
ファシリテーションとは
ファシリテーション（facilitation）とは、「容易化」「支援」「舵取り」などの意味を持つ言葉です。
ビジネスにおけるファシリテーションは、ミーティングや会議などの集団活動を支援し、円滑な進行を促すことを指します。
とはいえ、会議を円滑に進めることだけがファシリテーションの目的ではありません。ここでは、ファシリテーションとは何かを、以下のポイントに焦点を当てて解説します。
- 目的
- メリット
1つずつ見ていきましょう。
目的
ファシリテーションの最大の目的は、集団活動を円滑にし、相乗効果を発揮することです。具体的には、参加者の積極的な発言を促し、意見をまとめながら、参加者全員が納得できる結論を導き出します。
複数人が参加する会議には、緊張や批判されることへの不安から意見が出なかったり、発言者に偏りが発生したりなど、様々な課題があります。これらの課題を解決するためにも、ファシリテーションの導入が進められています。
メリット
ファシリテーションのメリットは、会議の生産性の向上が図れることです。
会議は、参加者の貴重な労働時間を費やして行われます。参加者の意見がまとまらず、必要以上の時間がかかる会議は、その他の業務時間を圧迫してしまいます。長時間労働や納期遅れなどが発生した場合は、組織全体の生産性の低下にもつながるでしょう。
ファシリテーションがうまく行われると、会議の進行スピードは迅速化し、意思決定の質は高まります。時間を無駄にすることなく、適切な結論を導き出すことが可能です。会議の生産性が向上するだけでなく、組織力の強化も期待できるでしょう。
ファシリテーションは、「ファシリテーター」と呼ばれる進行役の設置により、より効率的に実現します。
ファシリテーションを遂行するファシリテーターの存在
ファシリテーションを遂行する人を、「ファシリテーター」と呼びます。参加者の意見を引き出し、より良い結論を導き出す、いわば会議の進行役です。
ファシリテーターの役割は、外面的プロセスと内面的プロセスに分けられます。
外面的プロセスとは、会議の段取りや時間配分、進行などです。会議を円滑かつ効率的に進めるために欠かせないプロセスです。
内面的プロセスとは、参加者の思考や感情、関係性など、心理的なサポートを行うことを指します。参加者から有益な意見を引き出し、納得解を導き出すために重要なプロセスです。
ファシリテーターは、外面と内面の両面から関わることで、参加者の相互作用をサポートし、参加者全員が納得のいく意見の一致を図ります。
ファシリテーターに求められるスキル
ファシリテーターは、ただの進行役ではありません。ファシリテーターを担うには、様々なスキルが求められます。ファシリテーターに求められる主なスキルは、以下の4つです。
- 目的の明確化
- コミュニケーションの促進
- 時間管理
- コンセンサス
具体的にどのようなスキルが必要か見ていきましょう。
目的の明確化
会議を円滑に進めるため、会議の目的を明確化させることはファシリテーターに必要なスキルの1つです。
会議の目的とは、「この会議は何のために行われるのか」「解決すべき課題は何か」など、会議のゴールを設定することです。会議の目的が不明瞭な場合、議論することが目的となってしまい、結論を導き出せない可能性があります。
ファシリテーターは、参加者全員がゴールを目指して有意義な議論が交わせるよう、目的を設定します。目的を事前に共有したり、会議内容をまとめたアジェンダを作成したりなど、目的が達成できるよう段取りすることもファシリテーターの役目です。
コミュニケーションの促進
ファシリテーションの効果を最大化させるためには、参加者同士のコミュニケーションの促進が欠かせません。
経営陣や役職者が参加する会議では、若手社員が萎縮してしまい、発言できないこともあるでしょう。ファシリテーターは、役職や年齢などに左右されることなく、参加者全員が安心して発言できる雰囲気をつくり出さなくてはなりません。
発言者が偏らないよう意見を求めたり、発言を要約してさらなる意見を引き出したりなど、コミュニケーションを活性化させるスキルが必要です。
時間管理
ファシリテーターは、コミュニケーションの促進と同時に、時間管理も行います。
参加者同士のコミュニケーションが活性化し、積極的に意見やアイデアが飛び交うことは、会議の生産性向上につながります。しかし、議論が白熱するあまりに会議時間が予定以上に長引いてしまっては、その効果が薄れてしまうでしょう。
ファシリテーターは、進行状況と残り時間を把握しながら、参加者が適切な時間内に議論を終えられるようサポートします。話が脱線したり、同じ議論が繰り返されたりしている場合には、軌道修正も行います。
有益な結論を出した上で時間内に会議が終わるよう、進行をコントロールするスキルも必要です。
コンセンサス
コンセンサスとは、「意見の一致」や「合意」を指す言葉です。
人はそれぞれ価値観や考え方が異なります。参加者全員の意見が一致することはまれであり、意見が対立することも珍しくないでしょう。そのような場においても、ファシリテーターは、参加者の意見をまとめ、全員の合意を得た結論を導き出すよう努める必要があります。
意見が対立したまま会議を終えた場合、再度会議の場を設ける必要があり、コンセンサスを得られずに終わってしまいます。また、一部の意見しか反映されない結果となった場合には、一部の参加者が会議に不満を抱え、モチベーションの低下を招く可能性もあります。
ファシリテーターは、異なる意見や発言の中から共通点と相違点を見つけ出し、参加者全員のコンセンサスが取れる結論を目指さなくてはなりません。
ファシリテーションのスキルを身につけるメリット
ファシリテーションのスキルを身につけることは、組織を成長させるだけでなく、個人の成長にも役立ちます。
ファシリテーションのスキルを身につけるメリットは以下の通りです。
- グループワークの効率化への貢献
- コミュニケーション力の向上
- リーダーシップの習得
それぞれのメリットを、詳しく解説します。
グループワークの効率化への貢献
ビジネスでは、グループワークでの議論が頻繁に行われています。ファシリテーションスキルを身につけることは、グループワークの効率化の貢献につながります。
複数人でディスカッションを行うグループワークでは、自分の意見を積極的に発信する能力も大切です。しかし、グループとして成果や結論を導き、効率化に貢献することも重要です。
参加者の感情や意見を敏感に読み取りながら、結論へと誘導するファシリテーションスキルは、グループワークの効率化を促します。
コミュニケーション力の向上
ファシリテーションのスキルを身につけることは、コミュニケーション力の向上につながります。
コミュニケーション力は、信頼関係を築く上で必要な能力です。自分の気持ちを伝えるだけでなく、相手の話を聞き、情報共有をスムーズにして、信頼関係を構築することができます。
ファシリテーターは、傾聴力と質問力を駆使しながら、参加者の意見を最大限に引き出す役目を担います。全体の雰囲気を敏感に読み取り、意見を引き出すファシリテーションスキルを磨くことで、コミュニケーション力の向上が期待できます。
リーダーシップの習得
リーダーシップとは、「統率力」や「指導力」を意味する言葉です。
リーダーシップとファシリテーションには、共通点と相違点があります。どちらも、集団が共通の成果や目標に向かって進むためのサポートを行う点は同じです。
しかし、リーダーシップには集団を率いる存在として意思決定能力が求められる一方、ファシリテーションは中立の立場として、参加者の異なる意見をまとめる能力が求められます。
会議を円滑に進行や会議をまとめるファシリテーションには、リーダーシップも必要です。ファシリテーションスキルを身につけることは、リーダーシップスキルの習得につながります。
ファシリテーションを実行するリーダー型ファシリテーター
ファシリテーションは、集団活動において、一人ひとりの意見を引き出し、相乗効果が生まれるようサポートすることです。
グループワークの効率化への貢献やコミュニケーション力の向上などにもつながるファシリテーションスキルは、ビジネスパーソンとして身につけておきたいスキルの一つです。
また、ファシリテーションのスキルを習得することで、個の尊重を意識したリーダーシップの獲得にもつながるでしょう。
ファシリテーションをはじめとしたビジネススキルを学ぶことで、さらなるキャリアアップを目指しましょう。
パスメイクホールディングスでは様々な「学び」の支援を行っています
パスメイクホールディングスは、「学び」と「学びの活用」を全力で支援し、輝く人生づくりと豊かな社会の実現を目指す教育グループです。
一人ひとりが自身のキャリアや人生に向き合い、夢を目標に、そして目標を現実のものに変えるための様々な支援プログラムやサービスをご提供しております。
- USCPA（米国公認会計士）の専門校として圧倒的な合格実績を誇る「アビタス USCPA」
- オンラインで受講でき、基礎課程は日本人講師が担当するMBA（経営学修士）プログラム「アビタス Umass MBA」
- 内部監査の国際資格であるCIA（公認内部監査人）の取得を目指せる「アビタス CIA」
- 国際的に著名な教育機関の最先端教育プログラムを日本語で学べる「アビタス ICP（国際的教育機関プログラム）」
- 留学生の大学進学や就職など日本有数の実績を持つ大手日本語学校「東京中央日本語学院」
- 会計の有用性や楽しさといった会計の魅力を伝えるメディア「A-view」
興味を持たれた方は、ぜひ一度パスメイクホールディングスのWebサイトをご覧ください。
