タスク管理は、ビジネスに欠かせないスキルです。
タスク管理が上手い人がいる一方、「タスク管理が上手くできない」「どうやってタスク管理をすればよいのだろう」と悩みを抱えている人も少なくありません。
本記事では、タスク管理の意味を解説するとともに、タスク管理の基本ステップやタスク管理が上手くなるポイントについて解説します。
タスク管理とは
タスク管理のタスクとは、英単語「task」に由来し、その意味は「任務」「課題」となります。つまり、タスク管理とは与えられた任務や課題を管理することを指します。
具体的には、仕事を進めるために必要な課題や作業を洗い出し、優先順位や終えるべき期日を考えて管理します。新たにタスクを追加したり、優先順位を変更したりといった進捗状況の確認も、タスク管理に含まれる作業です。
管理すべきタスクは、個人がこなす「個人タスク」と、チームでこなす「チームタスク」に分けられます。個人タスクは、個人が責任を持って遂行します。対して、チームタスクはメンバーと連携しながら遂行する必要があり、チームワークやコミュニケーション能力が求められます。
タスク管理の基本ステップ
タスク管理の基本ステップは以下の5つです。
- 1．タスクの洗い出しを行う
- 2．タスクを細分化し、取り組む内容を明確にする
- 3．作業時間の想定や優先順位の設定を行う
- 4．スケジュールを作成する
- 5．タスクを進行させ、管理と対応を行う
それぞれのステップを詳しく解説します。各ステップを確実にこなすことで、正しいタスク管理が行えます。
1．タスクの洗い出しを行う
タスク管理は、今あるタスクの洗い出しから始めます。ポイントは、洗い出したタスクをスケジュール帳やメモ帳などに書き出し、可視化することです。
頭の中のみでタスクを洗い出した場合、タスクの抜けや漏れが発生しやすいため注意が必要です。洗い出しの時点でタスクの漏れがあると、未着手のまま放置され、対応の遅れにつながります。重要なタスクを見落としていた場合には、スケジュールの組み直しや納期の遅延など、大きなトラブルに発展する恐れもあるでしょう。
洗い出したタスクを可視化することで、抜けや漏れを防止でき、忘れていたタスクにも気づくこともできます。
2．タスクを細分化し、取り組む内容を明確にする
洗い出したタスクは、可能な限り細分化し、取り組む内容を明確にしましょう。
タスクが大まかな状態では、実際にどのような作業を行うべきかが分かりません。想像以上に業務量が多かった場合には、タスクの消化に追われることとなります。判断力や集中力の低下を招き、業務効率も低下する危険性があるので注意しましょう。
タスクを細分化して作業内容を具体化することで、スムーズにタスクの消化ができます。やるべきことが明確になると、自然と無駄な作業が減り、業務効率も向上します。
3．作業時間の想定や優先順位の設定を行う
細分化したタスクは、作業時間を想定し、優先順位の設定を行いましょう。
タスクを手当たり次第にこなすだけでは、労働時間内にタスクを消化できない可能性があります。作業時間を想定し、現実的なスケジュールを立てることで、確実にタスクの消化ができます。
タスクの優先順位を決めておくことも大切です。ここで注意しておきたいのは、期限が迫っているからといって優先度の高いタスクとは限らないということです。期限が迫っていても重要性が低いタスクや、期限が長くても重要性が高いタスクもあります。
タスクの優先順位を決める際には、緊急性と重要性の両方を加味して判断することが重要です。
4．スケジュールを作成する
タスクの作業時間や優先順位を考慮し、優先順位の高いタスクから完了できるようスケジュールを作成します。
スケジュールを作成する時には、各タスクを単体で見るのではなく、自分が抱えているタスクの全体像を見ることが大切です。期限が同じタスクが複数ある場合は、綿密なスケジュールを立てることで、全てのタスクの完遂を目指せます。
月単位、週単位、日単位、時間単位で落とし込むと、効率の良いスケジュールが作成できます。実行に移す前に、設定したスケジュールに無理がないか、業務量は適切かを確認しておくとよいでしょう。
5．タスクを進行させ、管理と対応を行う
タスク管理では、タスクを進行させながら、進捗状況に合わせて臨機応変に対応することも重要です。
進捗状況とスケジュールを比較し、遅れやトラブルが発生している場合には、スケジュールの見直しを行います。新しいタスクが追加された場合には、取り組むべき優先順位が変わることもあるでしょう。
タスクを定期的に整理し、常に最新の状態にしておくことで、効率の良いタスク管理が行えます。チームタスクの場合は、進捗報告を定期的に行い、チームリーダーが進捗状況を適切に管理しましょう。
タスク管理が上手くなるために押さえるべき4つのポイント
タスク管理が上手い人になるためには、タスク管理のポイントを知っておくことが重要です。具体的には以下の4点を押さえておきましょう。
- スケジュールには余裕を持たせる
- 関係者との連携を意識する
- ツールを上手く活用する
- ToDoリストの作成を習慣化させる
それぞれのポイントについて、詳しく解説します。タスク管理が苦手な人も、各ポイントを押さえることで、タスク管理が上達するでしょう。
スケジュールには余裕を持たせる
タスクを洗い出し、綿密なスケジュール設定をしたとしても、全てが予定通りに進むとは限りません。不測のトラブルやアクシデントの発生により、スケジュールに遅れが生じることもあるでしょう。
余裕のないスケジュールでは、品質が低下したり納期が遅れたりする可能性があります。不測の事態が発生する可能性を考慮し、スケジュールには余裕を持たせることが重要です。
効率化を図るあまり、複数のタスクを同時進行するスケジュールは、かえって効率が悪くなるケースもあります。タスクを1つずつ確実に消化できるよう、余裕のあるスケジュール設計を心掛けましょう。
関係者との連携を意識する
タスク管理では、自己都合だけでスケジュールを組もうとせず、関係者との連携を意識することも大切です。
特にチームタスクの場合は、自分1人でタスクが完結することはありません。自分のタスクとメンバーのタスクが関連している場合も多いため、連携を取り合いながら、歩調を合わせる必要があります。
定期的な進捗状況の確認はもちろん、スケジュールの変更やトラブルの発生状況といった情報共有も行い、関係者との連携を常に意識しましょう。
ツールを上手く活用する
より効率的なタスク管理が行うなら、タスク管理に特化した便利なツールを活用しましょう。ツールによって異なりますが、主な活用方法は以下の通りです。
- リマインダーツールで作業を通知する
- チームのメンバーでカレンダーを共有する
- チームでビジネスチャットツールを利用し情報共有を行う
- クラウド上でファイルを保管して共有する
ツールを上手く活用すると、タスク管理の時間や負担を軽減できるため、業務効率の向上につながります。タスク管理が上手い人は、便利なツールを積極的に活用している傾向があります。機能面やコスト面などを考慮し、自分に合ったツールの活用を検討するとよいでしょう。
ToDoリストの作成を習慣化させる
ToDoリストを作成することも、タスク管理が上手くなる方法の1つです。
ToDoリストの、ToDoとは「やるべきこと」という意味があります。やるべき作業をひとつの場所にまとめ、リストアップしたものがToDoリストです。
やるべきことを整理し、作業の抜けや漏れを防止するためにも、ToDoリストの作成はぜひ習慣化させましょう。習慣化した行動は無意識でも行えるため、タスク管理も自然と上手くこなせるようになります。
タスク管理が上手くなれば仕事の精度も変わる
タスク管理の質は、仕事の精度にも直結します。適切なタスク管理を行うことで、やるべき作業が明確化され、業務の効率化が図れます。結果として、より精度の高い業務遂行が可能となるでしょう。
タスク管理では各タスクの優先順位づけを適切に行い、進捗状況をしっかりと把握しましょう。必要に応じて便利なツールを活用するのも有効です。ただし、ツールに頼るだけでなく、時間管理を含む自己管理の徹底も必要です。
タスク管理はどんな仕事においても必要とされるスキルです。ビジネスパーソンの基礎として、タスク管理の質を上げていきましょう。
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